תיק ניכויים

המאמר מאת: רו”ח זיו כרסנטי

תיק ניכויים הוא תיק המאגד ומרכז את כלל התשלומים שהעסק ביצע והם חייבים בניכוי מס במקור, לדוגמה תשלומי דמי ביטוח לאומי ומס בריאות לעובדים בעסק ותשלומי מס הכנסה. עסקים שונים המעסיקים עובדים חייבים על פי התקנות לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי, וכל מעסיק נדרש להפחית ולנכות מהשכר ברוטו של העובד את החבויות שלו, ועליו להעביר את החבויות לרשות הרלוונטית והמתאימה.

בעת פתיחת תיק ברשויות המס העצמאי מגיע למע”מ ובהתאם למחזור העסקאות שהוא מצהיר וסוג העיסוק והמקצוע שלו מחליטים מהי צורת ההתאגדות העסקית המתאימה לו. לאחר פתיחת תיק במע”מ יש לפתוח תיק גם במס הכנסה, ובשלב זה אם המעסיק החדש מתכנן להעסיק עובדים שכירים, עליו לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה.

הדיווח על פתיחת התיק עובר אוטומטית למוסד לביטוח לאומי, ונפתח תיק עבור העוסק גם בביטוח לאומי. המעסיק רשאי להעסיק עובדים לאחר פתיחת התיק במס הכנסה ובביטוח לאומי, הוא חייב להפיק עבור העובדים תלושי שכר, לדווח לפקיד השומה אחת לחודש על התשלומים שהוא ביצע וחייבים ניכוי מס במקור, ועליו להעביר את המס שנוכה ישירות לפקיד השומה באמצעות העברת בנקאית.

על מי מוטלת החובה לפתיחת תיק ניכויים?

כל עוסק המצהיר על העסקת עובדים חייב בפתיחת התיק במס הכנסה, ופתיחת התיק מתבצעת לאחר מכן גם בביטוח לאומי לאחר קבלת המידע מפקיד השומה. החוקים והתקנות בישראל מחייבים כל עסק, בין אם מדובר בעוסק פטור או עוסק מורשה ובין אם מקימים חברה בע”מ או שותפות עסקית, לפתוח את תיק הניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי, כל עוד מעסיקים עובדים בעסק החדש.

ללא פתיחת תיק במס הכנסה ובביטוח לאומי, המעסיק לא יוכל לשלם כחוק את דמי הביטוח שעליו לשלם עבור עובדיו, וחשוב לזכור כי מנכים את דמי הביטוח משכר העובדים. לאחר פתיחת התיק במס הכנסה העוסק נדרש לדווח על מועד התחלת העבודה של עובדיו ועל התשלומים הניתנים להם. כמו כן, עליו לדווח כל חודש על המשכורות ששולמו לעובדים בעסק וכמה כסף הופרש ונוכה משכרם לטובת תשלום דמי הביטוח. את התיק ניכויים ניתן לפתוח בעזרת מייצג מוסמך כמו רואה חשבון או יועץ מס.

כדאי לדעת כי יש לא מעט עוסקים פטורים או מורשים שפותחים עסק חדש והם אינם מעסיקים עובדים בשכר, עם זאת העסק צפוי לצמוח ולהתרחב, וכאשר מגיעה השעה ומחליטים להעסיק עובדים, יש לפתוח את תיק הניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי.

תהליך פתיחת תיק ניכויים במס הכנסה כולל מילוי טופס 5329 לעצמאי או טופס 4436 לתאגיד. מיד לאחר תחילת העסקה של עובד שכיר, העובד חייב למלא טופס 101, והמעסיק חייב למלא ולהגיש טופס 102 למס הכנסה ולביטוח לאומי.

מה המטרה של פתיחת תיק ניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי?

לפתיחת תיק הניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי יש מטרה מרכזית והיא הבטחת זכויות העובדים השכירים בישראל. לכל עובד שכיר יש זכויות שנקבעו בחוקים, בתקנות ובהסכמים שונים, וחלק מהזכויות של העובדים השכירים מוכרות כתשלום חודשי וכהפרשות מתוך השכר החודשי של העובד, ההפרשות השונות משולמות בדרך כלל ישירות לרשויות המס ולמוסדות השונים, ביניהם מס הכנסה, ביטוח לאומי (מס בריאות וכו’), קרן פנסיה וכד’.

תשלומים אלה מכונים ניכויים או ניכוי במקור, והאחריות על חישוב סכומי הניכוי והעברת התשלום היא של המעסיק. למעשה, המעסיק חייב לחשב ולהעביר את התשלומים השונים בזמן ובכל חודש, ותיק הניכויים מרכז את התשלומים שהוא ביצע וכולל פירוט וניטור על התשלומים שבוצעו מידי חודש ובמהלך שנת המס.

חשיבות רואה חשבון בעת פתיחת תיק ניכויים

מומלץ לפתוח תיק ניכויים רק בעזרת רואה חשבון מוסמך ומנוסה, ורואה החשבון ידאג לניהול תקני ושוטף של התיק והתשלומים החייבים בניכוי מס. יש לדאוג לדיווחים שוטפים לרשויות המס ולהפרשות עבור העובדים, לכן כדאי להשאיר את העבודה המורכבת לרואה חשבון מיומן וכך מבטיחים את זכויות העובדים ונמנעים מבעיות מול רשויות המס.