מתי נדרש ואיך להוציא אותה
המאמר מאת: רו”ח יורם שיפר
בעלי עסקים ופרילנסרים חייבים להקפיד על הוראות ניהול ספרים לפי הדרישות של מס הכנסה ומס ערך מוסף. ניהול ספרי החשבונות של בית העסק כולל בין היתר רישום של ההוצאות וההכנסות, הוצאת חשבוניות וקבלות במועדים הקבועים בחוק, דיווחים בזמן לרשויות המס ועוד. ישנם בעלי עסקים שעדיין לא שמעו על חשבונית עצמית, והם מכירים רק חשבוניות מס רגילות אותן עליהם להפיק כדרישת תשלום ללקוח ועל מנת לתעד את העסקה שבוצעה.
מה זה חשבונית עצמית? מי רשאי להוציא חשבונית מסוג זה? מתי מוציאים חשבונית עצמית? האם מדווחים עליה לרשות המסים ואיך בדיוק מפיקים את המסמך? המומחים של משרד רואי חשבון זיו שיפר ושות’ עושים סדר בנושא ועונים על כל השאלות הנפוצות שלכם.
בעלי עסקים רגילים לעסקאות שבהן עליהן להכין דרישת תשלום ללקוח והם מתעדים את העסקה באמצעות הוצאת חשבונית מס. לאחר שהלקוח משלם בעל העסק מוציא קבלה ושולח אותה ללקוח. אם הלקוח משלם במועד ביצוע העסקה, בעל העסק מוציא חשבונית מס/קבלה. לאחר הוצאת חשבונית מס/קבלה בעל העסק, כלומר העוסק, חייב לדווח על העסקה לרשויות המס.
כאשר העוסק מוציא חשבונית מס יש לכך משמעות כלכלית רבה מאחר שעם הוצאת החשבונית הוא חייב לדווח על העסקה לרשויות המס, ובמקביל לדיווח עליו להעביר את המע”מ שהוא גבה בגין העסקה. החשבונית העצמית היא גם סוג של חשבונית מס, רק שהיא מופקת על ידי העוסק.
רוב העצמאים, ובעיקר בעלי עסקים קטנים, אינם מכירים את החשבונית העצמית ולרוב הם מתעלמים מקיומה. ברשויות המס לא בודקים באופן סדיר את נושא החשבונית העצמית, לכן אין זה פלא כי לא מעט מהעוסקים עדיין אינם מפיקים חשבוניות עצמיות והם אינם מדווחים נכון לרשויות המס, ולא פעם הם אינם מדווחים על הוצאות שיכולות להיות מוכרות עבורם ולאפשר להם לקזז מע”מ תשומות.
חשבונית עצמית היא סוג של חשבונית מס שהעוסק מוציא לעצמו לאחר תשלום לצד אחד לעסקה שהוא אינו עוסק, על כן הוא לא רשאי להוציא חשבונית מס לבית העסק. יש מצבים שונים בהם העוסק נדרש לשלם לאדם פרטי ללא סיווג כעוסק מורשה, פטור או חברה בע”מ ברשות המסים, לכן כאשר העוסק רוכש שירות או מוצר כלשהו מאדם פרטי הוא נתקל במצב בעייתי כיוון שהוא לא יכול לקבל חשבונית או קבלה בגין התשלום שהוא העביר לנותן השירות או המוצר, ומסיבה זו העוסק לא יכול לדווח על העסקה ואין באפשרותו לקבל הכרה בהוצאה זו כהוצאה מוכרת בספרי העסק.
מסיבה זו, המחוקק מאפשר לעוסקים להוציא חשבונית עצמית, כלומר העוסק מוציא חשבונית לעצמו לאחר התשלום לצד שאינו עוסק. בעל העסק נדרש בדיווח על העסקה ועליו לשלם בגינה מס עסקאות, ובמקביל הוא רשאי לקזז מס תשומות אם הוא שילם מע”מ. החשבונית העצמית היא הוצאה מוכרת עבור בית העסק, אך אין צורך לדווח עליה בדיווח המקדמות למס הכנסה.
כאמור, חשבונית עצמית מופקת על ידי העוסק לעצמו, ועליו לדווח על העסקה לרשות המיסים, לשלם את המע”מ בגין העסקה ובאפשרותו לקזז מע”מ תשומות. סעיף 17 לתקנות מס ערך מוסף, תשל”ו-1976, מגדיר וקובע כי בשימוש עצמי המהווה עסקה החייבת במס, העוסק חייב להוציא חשבונית ערוכה על שמו, כלומר חשבונית עצמית, במועד שנקבע בסעיף 46 לחוק.
במישור של מס הכנסה, החשבונית העצמית מהווה הוצאה מוכרת בספרי העוסק, ועל העוסק לדווח על העסקה והסכום המופיעה בה. בתוך כך, המטרה העיקרית של הוצאת החשבונית העצמית הינה לצורך דיווח למע”מ, והעוסק חייב לדווח על העסקה ולשלם את המע”מ בגינה.
חשוב לציין כי חשבונית עצמית אינה מייצגת הכנסה עבור בית העסק לכן לא כוללים אותה במסגרת הדוחות המפרטים את המקדמות למס הכנסה, והעוסק אינו נדרש לשלם מקדמות בגין הוצאת החשבונית העצמית.
כך לדוגמה, סעיף 21 לחוק מס ערך מוסף קובע כי בעסקת אקראי העוסק נדרש להוציא חשבונית עצמית ולדווח עליה כחוק, ובפסקה הבאה נציג דוגמאות נוספות למצבים שבהם יש להוציא חשבונית מסוג זה.
כפי שציינו, העוסק נדרש להוציא חשבונית מסוג זה כאשר מי שמספק לו שירות אינו רשאי להוציא קבלה או חשבונית עבור השירות שניתן לעוסק, בין אם מדובר באדם פרטי ובין אם נותן השירות הוא גורם מחוץ לישראל.
לאחר שהבנו מהי חשבונית עצמית ומי נדרש להפיק את המסמך ולדווח על העסקה, בואו נכיר מספר מקרים שבהם העוסק חייב להוציא חשבונית מסוג זה:
יש להתייחס להוצאת החשבונית העצמית בשלושה מישורים עיקריים:
במישור של מע”מ העוסק מוציא לעצמו את החשבונית והוא זה שחייב לדווח על העסקה לרשויות המס ולשלם מע”מ עבור העסקה שבוצעה, על כן העוסק רשאי לקזז בגינה מע”מ תשומות.
במישור של מס הכנסה, העוסק (עוסק מורשה) רשאי לדווח על הסכום שהוא שילם כהוצאה מוכרת לצורכי מס, כלומר עליו לרשום את העסקה ( הסכום ללא מע”מ) בספרי החשבונות של בית העסק, ורישום ההוצאה מקטין את חבות המס.
הנקודה הכי חשובה לעניין מס הכנסה הינה שעל המשלם לנכות מס במקור למקבל על פי אישור שהמקבל חייב לספק למשלם. ללא אישור על ניכוי במקור , לא ניתן להוציא חשבונית עצמית וכמובן שלא ניתן לשלם ולרשום את ההוצאה בספרי העסק.
ראוי לציין כי הוצאת החשבונית העצמית יוצרת שינוי בגובה סכום העסקאות שהעוסק מדווח למס ערך מוסף לעומת הסכום המדווח למס הכנסה. הסיבה לפער היא פעולת הרישום של החשבונית העצמית בספרי העסק, מאחר שמדווחים למע”מ על החשבונית כהכנסה וגם כהוצאה על מנת לקזז מע”מ תשומות, אך בדיווח למס הכנסה החשבונית העצמית מדווחת רק כהוצאה של בית העסק. השוני ברישום גורם לפערי הדיווח לרשויות המס הרלוונטיות, וחשוב להיות מודעים לנושא זה אם יש לספק הסברים לפקיד השומה לגבי הפער שנוצר.
הפקת חשבונית עצמית דומה להוצאת חשבונית מס, וההבדל המרכזי הוא שבחשבונית זו העוסק חייב לרשום את שם העסק שלו ולא את פרטי נותן השירות. יש לדווח על העסקה כחלק מההכנסות של בית העסק, אך חשוב לזכור כי הרישום של החשבונית העצמית כהכנסה מגדיל את מחזור המכירות, לכן חייבים להקפיד על רישום כפול, כלומר רישום החשבונית העצמית גם כהוצאה של בית העסק, וכך החשבונית הופכה להוצאה מוכרת לצורכי מע”מ והעוסק רשאי לקזז מע”מ בגין ההוצאה.
בנוסף, יש לרשום את החשבונית העצמית כהוצאה לצורכי מס הכנסה, את ההוצאה רושמים בדיווח ללא מע”מ, וזו הוצאה מוכרת. עוסק ששוכר משרד או חנות מאדם פרטי או מתושב חוץ הרושם נכון את החשבונית העצמית יכול לדרוש הכרה בדמי השכירות כהוצאה מוכרת עבור העסק שלו.
כדי להוציא חשבונית עצמית, על אחת כמה וכמה אם אתם עוסק פטור, יש לפנות למשרד מע”מ הקרוב לכתובת העסק ולקבל אישור להפקת חשבונית זו.
על מנת להמחיש את הנושא אנחנו מציגים בפניכם דוגמה לחשבונית עצמית: נניח ואתם שוכרים חנות מאדם פרטי ודמי השכירות הם 6,000 ₪. בעל החנות לא יכול להוציא לעסק שלכם חשבונית, לכן עליכם להוציא חשבונית עצמית הכוללת מע”מ, והסכום כולל מע”מ הוא 7,060 ₪ (6,000 ש”ח שכירות + 1,020 ₪ מע”מ). יש לרשום את ההוצאה בדוח רווח והפסד, והרישום בדוח הוא ללא מע”מ.
מבחינה טכנית, תהליך הוצאת חשבונית עצמית דומה להוצאת חשבונית מס רגילה, ובין היתר ניתן להוציא את החשבונית בעזרת מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט באמצעות הממשק להפקת חשבוניות בתוכנה. ההבדל הוא בצורת הרישום, וכדי להבין כיצד להוציא את החשבונית אנחנו מציגים בפניכם את השלבים להוצאת החשבונית העצמית:
לדוגמה: נניח ואתם שוכרים נכס לפעילות העסק שלכם, ודמי השכירות החודשיים עומדים על 4,000 ₪, ואתם שוכרים נכס מאדם פרטי. במקרה זה, עליכם לרשום את סכום העסקה בחשבונית העצמית בשדה הרלוונטי, והסכום שיופיע בחשבונית הוא 4,000 ₪, ובנוסף עליכם לציין בחשבונית את גובה המע”מ, במקרה שלנו 680 ₪, לכן סך העסקה הוא 4,680 ₪.
לאחר שהבנו מהי חשבונית עצמית ומתי משתמשים בה, עליכם להתייחס לעובדות החשובות הבאות:
ציון שם נותן השירות במקום שם העסק – אחת מהטעויות הנפוצות בתהליך הוצאת חשבונית עצמית היא ציון שם נותן השירות במקום ציון שם העוסק שמפיק את החשבונית. רגע לפני הפקת המסמך חשוב לעבור עליו על מנת לבדוק כי הפרטים מולאו בצורה נכונה ותקינה.
הוצאת חשבונית עצמית לעוסק פטור – התקנות קובעות כי עוסק פטור לא רשאי להוציא חשבונית מס אלא רק חשבונית עסקה וקבלות, לכן לא מעט מהעוסקים הפטורים אינן מקפידים על ההוראות במקרה שעליהם להוציא חשבונית מסוג זה. חשוב לציין כי עוסק פטור רשאי להוציא חשבונית עסקית רק לאחר קבלת אישור ממשרד מע”מ האזורי. לאחר קבלת האישור העוסק הפטור נדרש לבקר במשרד מע”מ על מנת שיוציאו את החשבונית העצמית בשמו.
הכללת החשבונית העצמית בדיווח מקדמות – טעות נפוצה בקרב העוסקים. החשבונית העצמית מהווה הוצאה והכנסה עבור בית העסק, לכן לא מדווחים עליה בדיווח על המקדמות המוגש למס הכנסה. כמו כן, יש לדווח למס הכנסה על חשבונית זו כהוצאה בלבד ולא כהכנסה, לכן חשוב לזכור כי יהיה פער בין הדיווח למס הכנסה לבין הדיווח המוגש למע”מ.
בשורה התחתונה, חשבונית עצמית היא מקרה מיוחד עבור עוסקים וחברות, היא משמשת אותם כאשר רוכשים שירותים ומוצרים לעסק מאדם פרטי או מגורם שאינו יכול להוציא חשבונית או קבלה, בעסקאות נדל”ן שונות ועוד.
בגלל מורכבות הנושא והפער הצפוי בדיווח לרשויות המס הנובע מהדיווח הכפול למע”מ לעומת הדיווח על החשבונית כהוצאה בלבד בדוח הנשלח למס הכנסה – מומלץ לפנות למשרד רואי חשבון זיו שיפר ושות’ לצורך ייעוץ מקצועי ועל מנת לדווח נכון לרשויות המס ולהימנע מטעויות הנוגעות לרישום ודיווח על עסקאות בהן עליכם להוציא חשבונית עצמית.
השכרת נכס מאדם פרטי:
בעלי עסקים רבים שוכרים נכסים מסחריים, עסקיים ותעשייתיים מאנשים פרטיים, בדרך כלל משקיעים שרכשו נדל”ן מסחרי מניב. האדם הפרטי המחזיק בנכס המסחרי אינו מחויב לפתוח תיק ולהקים עסק, לכן העוסק ששוכר ממנו את הנכס עשוי לגלות כי אין באפשרותו לקבל חשבונית כנגד דמי השכירות ובמקרה זה הפתרון הנכון הוא להוציא חשבונית עצמית עבור כל תשלום דמי שכירות, אך ישנם מקרים שבהם חייבים לנכות מס במקור, ויש להתייחס לכך.
קבלת שירות מאדם פרטי שאינו רשום כעוסק:
בעלי עסקים יכולים לקבל ייעוץ מקצועי ממומחים שונים שאין להם תיק ברשויות המס. אם העוסק משלם ליועץ עבור ייעוץ או שירות מקצועי אחר, יש באפשרותו להוציא חשבונית עצמית עבר התשלום שבוצע, ולרוב זו עסקה חד פעמית ונותן השירות נדרש לדווח על חלקו בעסקה.
הזמנת וקבלת שירות מחו”ל:
בעולם הגלובלי של היום, בעלי עסקים רוכשים שירותים ומוצרים שונים מחו”ל, אך במקרים מסוימים נותן השירות או ספק המוצר אינם מוציאים חשבונית המאפשרת לעוסק להתקזז בגין ההוצאה, והפתרון לכל הוא להוציא חשבונית עצמית בבית העסק ולדווח על העסקה כחוק.
לחשבונית עצמית יש יתרונות וחסרונות ובגלל מורכבות הנושא מומלץ לפנות לייעוץ מקצועי ולהימנע מטעויות בדיווח וברישום העסקה. חשוב לזכור כי זו חשבונית מסוג מיוחד המשמשת עוסקים מורשים וחברות בע”מ לדווח על עסקאות שבהן נותן השירות או המוצר אינו יכול להוציא חשבונית. בגלל שחשבונית עצמית היא גם הכנסה וגם הוצאה של העסק, לרוב קיים פער בדיווחים המוגשים לרשויות המס, בעיקר במע”מ בגלל הדיווח הכפול כתשלום וכהוצאה.
למידע נוסף ולייעוץ מקצועי בנושא חשבונית עסקה – צרו קשר עם משרד רואי חשבון זיו שיפר ושות’.
היכנסו למאמרים מקצועיים נוספים
